Quản lý cơ sở vật chất

Lịch làm việc

• Người quản lý cơ sở thường làm việc toàn thời gian và có thể trực điện thoại trong trường hợp khẩn cấp. Có thể cần làm thêm giờ trong quá trình cải tạo hoặc sự kiện.
   

Nhiệm vụ tiêu biểu

• Giám sát và lên lịch bảo trì và sửa chữa các hệ thống của tòa nhà (ví dụ: HVAC, điện, hệ thống ống nước, v.v.)
• Đảm bảo các cơ sở tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn hiện hành
• Quản lý ngân sách liên quan đến cơ sở vật chất và dự báo chi phí
• Phối hợp di chuyển văn phòng, cải tạo và phân bổ không gian
• Giám sát các dự án xây dựng và cải tạo được thực hiện an toàn và cư dân trong tòa nhà tránh xa các mối nguy hiểm
• Giám sát công tác vệ sinh, cảnh quan, kiểm soát dịch hại, dịch vụ an ninh và công tác bảo trì/sửa chữa
• Kiểm soát lối vào khu vực riêng tư
• Tiến hành kiểm tra thường xuyên để tìm kiếm nhu cầu sửa chữa hoặc nâng cấp
• Đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ và nhà cung cấp
• Mua và phân phối vật tư
• Thực hiện các biện pháp tiết kiệm năng lượng để giảm chi phí
• Lưu giữ hồ sơ về việc sử dụng cơ sở, lịch trình bảo trì và các chi phí liên quan
• Phối hợp với các phòng CNTT để đáp ứng nhu cầu về cơ sở hạ tầng
• Chỉ đạo hoặc tham gia vào việc lập kế hoạch và chuẩn bị ứng phó khẩn cấp, chẳng hạn như diễn tập phòng cháy chữa cháy hoặc ứng phó sự cố
• Xử lý đúng cách tài sản dư thừa
• Quản lý các yêu cầu cho thuê tòa nhà theo chỉ đạo

Trách nhiệm bổ sung

• Luôn cập nhật về các quy định, quy tắc xây dựng và công nghệ, chẳng hạn như các thiết bị và chương trình Internet vạn vật
• Phát triển và thực hiện các chính sách quản lý cơ sở
• Đào tạo và giám sát nhân viên quản lý cơ sở
• Tham gia vào các nỗ lực phát triển bền vững
• Liên lạc với các bên liên quan, cơ quan quản lý và chính quyền địa phương khi cần thiết

Kỹ năng mềm

• Khả năng thích ứng
• Chú ý đến chi tiết
• Quản lý ngân sách
• Hiệu quả chi phí
• Truyền thông
• Giải quyết xung đột
• Dịch vụ khách hàng
• Cậy
• Lãnh đạo và quản lý
• Kỹ năng tổ chức
• Giải quyết vấn đề

Kỹ năng kỹ thuật

• Quản lý tài sản
• Lập ngân sách, lập lịch trình và điều phối hậu cần
• Xây dựng quản lý năng lượng và tính bền vững
• Đàm phán hợp đồng và quản lý nhà cung cấp
• Giám sát hiệu suất nhà thầu
• Phần mềm quản lý cơ sở (Systems, Archibus hoặc IBM Tririga)
• Kiến thức về các quy định và luật xây dựng của địa phương, tiểu bang và liên bang (tuân thủ ADA, tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy, quy định về môi trường, v.v.)
• Lịch trình bảo trì
• Hệ thống cơ khí và điện
• Quản lý dự án
• Đánh giá rủi ro và chuẩn bị ứng phó khẩn cấp
• Hoạt động xây dựng thông minh
• Phân tích sử dụng không gian

• Văn phòng công ty
• Cơ sở giáo dục
• Nhà cung cấp dịch vụ quản lý cơ sở
• Tòa nhà chính phủ
• Bệnh viện và cơ sở chăm sóc sức khỏe
• Bất động sản bán lẻ và thương mại

Người quản lý cơ sở vật chất phải giải quyết nhiều nhiệm vụ và ưu tiên để đảm bảo hoạt động liền mạch của tất cả các chức năng của tòa nhà. Vai trò này đòi hỏi phải lường trước và ngăn ngừa các vấn đề trước khi chúng phát sinh và khắc phục chúng khi chúng bất ngờ hoặc không thể tránh khỏi. Họ phải giám sát công việc hoặc hành vi của nhiều người khác trong tòa nhà, chẳng hạn như đội vệ sinh, nhà thầu sửa chữa và khách đến thăm.

Họ phải cố gắng quản lý kỳ vọng của mọi người sử dụng hoặc có cổ phần trong tòa nhà. Đôi khi điều này đòi hỏi sự khéo léo và khả năng đàm phán thỏa hiệp khi có tranh chấp. Khi tranh chấp phát sinh, Quản lý cơ sở có thể phải chịu một phần trách nhiệm cho các quyết định nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Lý tưởng nhất là họ có được sự hỗ trợ đầy đủ của ban lãnh đạo tổ chức, những người thường là người ra quyết định thực sự. 

Sự gia tăng của các tòa nhà thông minh và các sáng kiến bền vững đang có tác động lớn đến lĩnh vực xây dựng và quản lý cơ sở. Các nhà quản lý cơ sở ngày càng tham gia vào việc triển khai các công nghệ để kết hợp các hệ thống tự động hóa, cải thiện hiệu quả năng lượng và giảm lượng khí thải carbon.

Đại dịch Covid đã thúc đẩy một số thay đổi trong thiết kế nơi làm việc, nhằm nhấn mạnh vào sức khỏe và sự an toàn. Ngoài ra, các tòa nhà ở một số khu vực địa lý ngày càng bị ảnh hưởng bởi các sự kiện thời tiết và thiên tai. Điều này thúc đẩy các Nhà quản lý Cơ sở thực hiện các biện pháp phòng ngừa bổ sung và tiến hành nhiều hoạt động chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp hơn. 

Hầu hết các Quản lý Cơ sở có lẽ không có kế hoạch bước vào lĩnh vực này khi còn trẻ, nhưng họ có thể thích chăm sóc phòng hoặc hộ gia đình của mình. Họ có xu hướng rất có trách nhiệm, đáng tin cậy, có tổ chức, ngăn nắp và giỏi giải quyết các vấn đề hậu cần và lãnh đạo các dự án hoặc nhóm.